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用戶的需求在改變

盡管第三代OA系統(tǒng)的概念已經(jīng)提出很長一段時間了，但仍有些用戶對知識管理的概念還比較模糊。目前，OA應用情況如何？在Internet環(huán)境下用戶的需求又是什么呢？濟南鋼鐵集團總公司OA系統(tǒng)部張部長在接受記者的采訪時說：“除了正常的公文流轉、郵件系統(tǒng)、業(yè)務管理等傳統(tǒng)OA所具備的功能外，信息門戶、與數(shù)據(jù)庫無縫鏈接、無線應用等因素也是必不可少的。”這些需求恰恰是第三代OA系統(tǒng)的核心。



OA系統(tǒng)的兩次飛躍

專家認為，知識管理并不是直接管理人頭腦中的知識，而是指利用信息技術來輔助知識處理流程中的某些環(huán)節(jié)，是對知識的載體或處理過程的管理，可以借助計算機系統(tǒng)進行恰當組織和管理，使正確的知識能夠在正確的時間送到正確的人手中，大大提高知識傳播和共享的效率；對于那些隱含在人腦中無法以文檔等媒介形式表達出來的知識，則借助于對擁有這些知識的人的管理和組織進行，通過促進人的交流來達到知識傳播與共享的目的。

因此，知識管理的本質是一種強調“知識是企業(yè)的惟一戰(zhàn)略資產(chǎn)，知識能夠創(chuàng)造價值”的管理思想和管理實踐。

技術支撐知識管理

目前，市場上的知識管理產(chǎn)品可謂琳瑯滿目。由于知識管理OA在企業(yè)信息化建設中處于一個比較基礎和通用的地位，因此，在OA建設中可以采用的知識管理技術也是一些比較基礎和通用的知識管理技術。

記者在采訪國內著名知識管理研究機構——長城企業(yè)戰(zhàn)略研究所錢磊先生時得知，知識管理主要包括以下四個方面：

首先是企業(yè)門戶。門戶是組織的信息系統(tǒng)的統(tǒng)一入口，企業(yè)門戶為員工的辦公提供了極大的幫助，通過門戶，他們可以方便地了解所需的知識等。同時，通過企業(yè)知識門戶，員工還可以實時地與工作團隊中的其他成員取得聯(lián)系、尋找所需內容。

其次是電子協(xié)作。在集成的協(xié)作環(huán)境中，用戶可以了解自己的工作任務、工作組成員以及所需要的信息和處理流程，進行有效協(xié)作。

第三是內容管理，辦公中所涉及的各種非結構化文檔使得內容管理成為知識管理不可缺少的部分，而內容管理解決方案還具有提供分類、發(fā)布和管理文檔及內容的能力。

最后是知識發(fā)現(xiàn)，從文檔中發(fā)現(xiàn)有用的文檔是知識管理面臨的一個重要問題。知識發(fā)現(xiàn)就是通過創(chuàng)建和分析上下文的關系幫助用戶找到有用的文檔。

將知識管理滲透到應用中

第三代OA系統(tǒng)全面體現(xiàn)了知識管理在OA中的重要作用。據(jù)錢磊介紹，在OA中引入知識管理的理念，就是為了滿足這種需求，充分利用組織的知識資源，提高員工的辦公效率和質量。由于辦公事務是各種組織中的一些需要在辦公室處理的通用事務，因此辦公事務中的知識處理的內容也是知識管理領域中最基本、最通用的內容，主要包括：辦公文檔的管理、交流與協(xié)作、專家定位等等。

錢磊強調，第三代OA系統(tǒng)所能提供的知識管理功能遠遠不只這些。目前，一些OA廠商已經(jīng)將并不屬于OA功能的其他領域（如客戶關系管理、項目管理等）劃分到OA的名下，從而擴展了OA的應用范疇。

目前市場上出現(xiàn)的產(chǎn)品大致可以分為三類：基于IBM Lotus Notes平臺上開發(fā)的產(chǎn)品、基于微軟Exchange平臺上開發(fā)的產(chǎn)品和國內自主版權的群件平臺。在前兩類平臺的選取上，華深慧正公司的胡武凱先生認為，開發(fā)商選擇IBM Lotus Notes的主要原因在于該平臺在知識管理、可擴展性、無線接入、安全保密等功能上占有優(yōu)勢，而Exchange的優(yōu)勢則更多地表現(xiàn)在操作方便上。

此外，以金和、奧碼天地等為代表的自主版權的平臺，在設計時更多地融入了適合國內企業(yè)的管理思想，如：金和獨創(chuàng)的精確管理，從而也體現(xiàn)了知識管理在OA中的作用。這些廠商因此也贏得了很大一部分OA市場。金和軟件總經(jīng)理欒潤峰興奮地告訴記者，“非典”非但沒有影響公司的運營，反而拓展了更大的市場。由于金和OA具有遠程實現(xiàn)安裝、培訓等方便性和易用性，僅4月份就連續(xù)簽下了中鐵18局100多萬元的訂單和中鐵13局30多萬元的訂單。

意識亟待提高

把知識管理理念真正應用在辦公領域的實踐中，一套具有良好的知識管理功能的OA系統(tǒng)是非常重要的。但是，我們還需要在辦公領域中提高對知識管理的認識，在實踐中進行探索和提高。專家認為，我們應該從以下幾個問題入手：

提高對知識管理的認識和重視 知識管理決不僅僅是一項IT建設項目，也不是空洞的管理理論，本質上是對知識的重要價值的正確認識而導致的偏重知識的戰(zhàn)略和實踐。因此，實施知識管理的首要條件是員工對知識管理的正確認識和重視。

從個人知識管理做起 知識管理是與人緊密聯(lián)系的，知識管理是建立在組織成員的個人知識管理的基礎之上的。因此，要打好基礎，抓好個人知識管理，培養(yǎng)個人良好的知識管理習慣，提高個人知識管理的能力。

培養(yǎng)知識分享和交流的組織文化 實施知識管理的最大阻力不是技術，而是組織成員不愿分享自己的知識，應該建設一種鼓勵積極分享知識和交流知識的組織文化。

培育實踐社區(qū) 要充分發(fā)揮這種非正式組織的作用，積極引導，并納入知識管理的大框架中。

確定辦公領域中的關鍵知識 通常是一些公文、制度等文檔，這樣才能夠有的放矢地進行知識管理，達到事半功倍的效果。

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老總觀點

下一代OA是協(xié)同

OA的核心內容就是協(xié)同。協(xié)同發(fā)展到今天，有兩個發(fā)展方向：一個是動態(tài)協(xié)同，強調隨時隨地獲得最新數(shù)據(jù)和作出決策；一個是大規(guī)模的系統(tǒng)協(xié)同。OA的發(fā)展方向應該是按照這兩個方向發(fā)展。動態(tài)的協(xié)同可以實時獲得各種業(yè)務系統(tǒng)的動態(tài)數(shù)據(jù)?滿足移動辦公的各種安全需要。而大系統(tǒng)協(xié)同則要求OA產(chǎn)品能夠和企業(yè)的ERP、MIS、CRM、SCM等系統(tǒng)實現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫集成，包括數(shù)據(jù)流的集成、工作流的集成、應用的集成、信息的集成。我認為下一代OA必將是以此為基本特征的動態(tài)統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)。



慧點科技總裁：姜曉丹

OA是信息化的共用平臺

OA已經(jīng)成為一個單位進行知識管理的基本平臺，它至少要能實現(xiàn)一個單位的知識積累、知識共享與知識管理。具體地說，它應該實現(xiàn)三種功能：跟蹤、收集與整理員工的日常工作行為，員工可以隨時隨地地使用自己或他人日常工作的積累，對員工的工作做出指導與幫助；跟蹤、分析單位的決策行為，及時向單位各級部門提供經(jīng)整理的決策知識；方便收集員工有針對性的解決方案，能隨時隨地地為員工共享。因此，現(xiàn)代的OA是建立在Internet之上、作為單位信息化的共用平臺。



金和軟件總裁：欒潤峰

把How To變成Know How

以知識管理為核心的OA平臺，其最終目的就是提高企業(yè)的競爭力，幫助企業(yè)完善知識管理的全部周期，完善知識管理的全部手段，提高企業(yè)的創(chuàng)新能力、響應能力、生產(chǎn)效率和技術技能。它可以把企業(yè)的知識有形化、實用化、制度化、系統(tǒng)化、集成化，使企業(yè)通過協(xié)作和交流，發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)造隱形知識；分類整理、存儲、管理顯性知識，通過各種方式傳播知識，并在工作中有效地運用知識。因此，我認為，以知識管理為核心的OA平臺，是幫助企業(yè)員工實現(xiàn)從How To轉變到Know How的飛躍。



華深慧正董事長：張曉峰

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知識管理定義

知識管理是一個新興的概念和學科，對其內涵和外延，至今還沒有形成一致的認識，更別說有一個公認的定義。現(xiàn)例舉一些權威人士和機構的定義。

知識管理就是運用集體的智慧提高應變和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的途徑。——商業(yè)管理與IT調查咨詢公司總裁卡爾·弗拉保羅

知識管理是企業(yè)面臨不斷變化的非連續(xù)性環(huán)境時，針對組織的適應、生存和競爭能力所采取的一種迎合性措施。在本質上，它包含了組織的發(fā)展過程，并力求將信息技術中的信息與數(shù)據(jù)的處理能力和人的生產(chǎn)與創(chuàng)新能力有機結合起來。

——Brint知識管理網(wǎng)站創(chuàng)始人Yogesh Malhotra博士

知識管理是促進使用一種集成的方法來識別、捕獲、評價、檢索和分享企業(yè)的所有信息資產(chǎn)。這些資產(chǎn)可能包括數(shù)據(jù)庫、文檔、政策、流程，以及以前無法獲取的單個員工的隱性的專家技能和經(jīng)驗。——著名調研機構Gartner Group

知識管理并不是懸在空中或是獨立于其他管理范疇之外的管理內容，而是與具體的職能管理相結合的基礎管理。多種類型的知識管理結合起來，形成企業(yè)完整的知識管理體系。從這點來講，知識管理無所不在，是最基本的，是樸素的。

——長城企業(yè)戰(zhàn)略研究所